Come ogni venerdì, ci ritroviamo per la consueta riunione aziendale. C’è chi presenta le selezioni in entrata, chi chiede aiuto nella ricerca del candidato perfetto ma introvabile, chi confessa di aver pensato di fare accidentalmente cadere il computer dal quarto piano dopo l’ennesimo blocco del gestionale. C’è anche chi, con un bel sorriso stampato sul volto, comunica che organizzeremo un evento sulla ricerca e selezione del personale.
L’idea viene accolta da tutti con grande entusiasmo: dopotutto chi meglio di noi può dare il proprio contributo in un evento sul recruiting?
Le menti di tutti iniziano ad immaginare business party in stile hollywoodiano, grandi sale conferenze ricolme di professionisti, sold out dei biglietti a settimane di distanza dall’evento. Ma poi c’è un Recruiter che scende dai sogni di gloria e riflette sulla frase: “Organizzeremo un evento…”
Organizzeremo…chi?
“Tutti noi del team! E nello specifico sarai tu, fortunato Recruiter, a supervisionare l’organizzazione e il lavoro dei tuoi colleghi, affinchè tutto vada per il meglio.”

Organizzare un evento aziendale…io? Io che smarrisco quotidianamente la penna sotto  pile di curriculum, io che cerco gli occhiali quando li ho ancora sul naso, io che sento le mani gelate ogni volta che vado a presentare i candidati in azienda?

Eppure sì, sarò proprio io ad organizzare l’evento, perché essere Recruiter significa anche mettersi in gioco, essere flessibile e avere la volontà e il coraggio di ricoprire un ruolo fluido, cambiando veste per adattarsi alle esigenze del contesto e dell’azienda.

Il giorno dopo mi presento in ufficio con la stessa determinazione di Rocky quando saliva sul ring e con la mia squadra inizio a strutturare un piano d’azione, definendo compiti, tempi e obiettivi. L’organizzazione è tutto, in questi casi.
Bastano poche telefonate e una buona dose di capacità commerciale per trovare relatori disposti a partecipare all’evento e condividere il loro punto di vista con la platea di professionisti. I compiti già suddivisi permettono ad ognuno di procedere con sicurezza ed efficienza. Sembra che tutto vada per il meglio, manca solo un piccolo dettaglio: che titolo diamo all’evento?
Il silenzio cala improvvisamente sull’ufficio in fermento. Ci scambiamo occhiate, mentre il nostro cervello corre alla ricerca di un’idea brillante per unire in un titolo accattivante tutti i principi alla base del nostro modo di intendere la selezione del personale. La creatività però, si sa, ha bisogno di tempo.
L’illuminazione arriva improvvisa e inaspettata, mentre il team dei Recruiter è riunito intorno alla macchina del caffè: sarà stata la bibita bollente che riaccende i neuroni, saranno stati i pensieri notturni che si sono condensati nella pausa mattutina, ma terminiamo quel brainstorming informale in possesso di un titolo nato dalle idee di tutti ma che è più della somma dei contributi individuali. Alla fine, il verdetto è unanime: abbiamo un titolo.

Le settimane corrono veloci. Quando ci è stato annunciata la data dell’evento, a distanza di mesi, sembrava che avessimo tutto il tempo del mondo e che quel giorno non dovesse arrivare mai. Mi accorgo però che, tra riunioni, pianificazioni, proposte, sopralluoghi, contatti e inviti, il tempo mi sta scivolando tra le mani. In men che non si dica, siamo ad un passo dall’evento.

In questo periodo, devo sforzarmi di rimanere concentrata su più fronti: un Recruiter che organizza eventi è infatti prima di tutto un Recruiter.

Inizio a dividere le mie giornate tra una ricerca su LinkedIn e la preparazione di una serie di inviti, lo screening dei curriculum e la scelta delle immagini promozionali, le interviste telefoniche ai candidati e la supervisione delle varie fasi del progetto. Il telefono squilla spesso e dopo un po’ devo leggere un paio di volte il nome sullo schermo per non invitare un candidato in selezione all’evento e non proporre all’HR Manager di una nostra azienda cliente una bellissima opportunità come progettista meccanico.


Ringrazio allora le skill apprese lavorando come Recruiter, l’abitudine di appuntarmi tutto per non dimenticare le questioni che non riesco a risolvere immediatamente, la capacità di interrompere un’attività diverse volte per rispondere al telefono, la mania di  tenere monitorato l’avanzamento del lavoro – che sia una selezione o un evento – riempiendo fogli excel di dati. Tutte queste competenze vengono in mio soccorso nel fare un’attività che non è solitamente compito del Recruiter, ma che può diventarlo.
Quando la massa critica di attività minaccia di trasformarsi in un mostro pronto ad inghiottirmi, alzo la mano in cenno di aiuto prima di affogare, e trovo sempre qualcuno disposto ad afferrarla. Il team Recruiter si unisce per raggiungere l’obiettivo comune e se non tutti sono coinvolti direttamente nell’organizzazione dell’evento, allora si prendono carico di compiti legati al recruiting, alleggerendo il peso sulle mie spalle.

I giorni passano, le telefonate si sprecano e i posti per l’evento si riempiono in fretta. L’aggiornamento dell’elenco degli invitati è un lavoro continuo; conferme, disdette, sostituzioni, “posso portare anche mio marito che è molto interessato?”, “è ancora libero un posto per la mia collaboratrice che si sta formando proprio su quei temi?”. Aggiorno l’elenco dei partecipanti in tempo reale e ad ogni nuovo partecipante risuona nell’ufficio una sirena: “Un’altra persona ha confermato la presenza, mi prepari per favore invito e badge personalizzato?”.

Nel grande giorno, tutti gli sforzi di mesi si condensano in un’ansiosa attesa, ma scaccio via i pensieri negativi nel momento in cui iniziano ad arrivare i primi partecipanti e scopro che la macchina organizzativa messa in piedi sta procedendo senza grossi intoppi. Nel momento in cui vedo la sala piena di professionisti e sento l’applauso che decreta l’inizio dell’evento, il capo del team Recruiter si volta verso di me e, di soppiatto, mi rivolge un pollice in su.

Chi ha detto che il Recruiter fa solo selezione del personale?